В агрохолдингу HarvEast запроваджено автоматизовану систему обліку й управління виробничими процесами.
Необхідність упровадження нового рівня облікової системи з’явилася на порядку денному тоді, коли на підприємстві HarvEast Holding нагромадилися питання з обліку й управління, які не могли вирішити традиційними засобами. Зокрема, велика кількість даних про виробничі сільськогосподарські операції та звіти відтворювались і збирались уручну на папері, відтак сам процес був тривалим, а результати — не завжди достовірними. Неможливо було й належним чином аналізувати великі масиви інформації, що надходила, та вести управлінський облік. Важливою вимогою до майбутньої системи була швидкість, гнучкість і налаштування відповідно до нових потреб і реалій підприємства.
Співпраця фахівців HarvEast Holding із розробниками сучасних систем управління сільгосппідприємством, яка адаптована до вітчизняних аграрних реалій, розпочалася в липні 2011 року на базі підрозділу компанії ДП «Ілліч-Агро Запоріжжя». Згодом цей проект поширився на всіх дочірніх підприємствах агрохолдингу (ДП «Ілліч-Агро Донбас», ДП «Харвіст-Умань», ДП «Ілліч-Агро Крим»).
Проект було розділено на кілька етапів: від визначення цілей, учасників і схеми реалізації й до запуску системи в промислову експлуатацію. Після обстеження бізнес-процесів холдингу було ухвалено рішення про автоматизацію оперативного обліку виробництва продукції рослинництва й тваринництва, обліку ремонтних і сільськогосподарських робіт; планування робіт у рослинництві; управління продажем і закупівлями; розрахунків із контрагентами та пайовиками; обліку необоротних активів й обладнання; руху ТМЦ і коштів; кадрового, бухгалтерського та податкового обліків, а також розрахунків із персоналом.
Особливості аграрного бізнесу
Нормативно-довідкова інформація (НДІ) — особлива ділянка обліку агропідприємства. Сільськогосподарські культури, види робіт, тарифні сітки, умови роботи техніки, норми витрат пального тощо — для забезпечення єдності НДІ щодо цих чинників на підприємствах холдингу розроблено спеціальну методологію, яка дозволила уникнути дублювання й актуалізувати позиції у довідниках. Крім того, з метою полегшення роботи користувачів створено десятки специфічних для підприємства форм первинних документів і галузевих звітів. А потрібну інформацію (залишки, НДІ) із попередньої системи й паперових носіїв оперативно перенесли у нову систему.
Щоб автоматизувати особливі види робіт, не передбачені в типовому рішенні, із «нуля» було розроблено спеціальні механізми. Це стосується виноградарства й садівництва, облік яких включає такі специфічні процеси, як садіння саджанців, догляд за насадженнями саду/винограднику, що плодоносять, збирання врожаю.
Позаяк кількість користувачів системи (понад 300) і прогнозована кількість документів і проводок дуже високі, то застосували РАОЗ (розширену аналітику обліку затрат) для обчислення собівартості. Цей режим має багато переваг: зокрема, він найменш критичний для помилок користувачів і не потребує дотримання хронології введення документів. Розв’язали й проблему відсутності єдиного сховища даних, системи пошуку документів і низької швидкості роботи з договорами, оптимізували розподілення людських і часових ресурсів, підвищили прозорість роботи для власників і топ-менеджменту.
Навчання користувачів — завжди особливий етап проекту, особливо на аграрному підприємстві. Працівники HarvEast Holding, які повинні були працювати із системою, мали комп’ютерні навички різного рівня: від повного незнання до впевненого користування. Розділивши 300 користувачів на групи, протягом 2,5 місяців відбувалося інтенсивне навчання, а як результат — фахівці отримали потрібний рівень користування програмними рішеннями.
Водночас уникнути проблем під час промислової експлуатації не вдалося. Чимало користувачів не були готовими вести облік у новій системі з потрібною продуктивністю — протягом перших місяців експлуатації вони лише здобували потрібний досвід роботи із системою, помиляючись та не так швидко розбираючись в її особливостях. Ще однією проблемою початку роботи стала незвичність механізму РАОЗ для обчислення собівартості. Тому фахівцям налаштування системи доводилося додатково консультували спеціалістів холдингу в кожному агрокластері для отримання потрібного результату.
Головне — кінцевий результат
Уже з жовтня 2012 року систему перевели в промислову експлуатацію на всіх дочірніх підприємствах HarvEast Holding. Далі протягом чотирьох місяців повноцінної роботи у системі виправляли виявлені помилки, зводили баланс за І квартал, формували норми регламентованої звітності. Що ж отримало агропідприємство в результаті?
Головне — це можливість вести оперативний облік і вчасно отримувати потрібні дані. Тепер діяльність великого комплексного підприємства аналізується за видами робіт і витрат, визначається різна рентабельність виробництва сільгосппродукції — за культурами, підрозділами, статтями витрат. Усе це дозволяє підвищувати ефективність управлінських рішень. Так, завдяки веденню дорожніх листів трактористами-машиністами, актів списання насіння та інших документів, що дозволяють моментально відносити витрати (ПММ, насіння, добрива, засоби захисту рослин) на певну сільськогосподарську культуру, можна бачити витрати й оперативно реагувати. Це дозволило виявити неефективні ділянки роботи, виявити помилки/порушення встановлених технологічних операцій працівниками, скоротити у кілька разів випадки крадіжок, суттєво оптимізувати витрати матеріальних ресурсів. Завдяки обміну даними між електронною ваговою та системою завжди доступна достовірна інформація про хід збирання урожаю, є можливість відстежити рух урожаю — токове господарство/сховища/продаж/обмін тощо.
Оцінити загальну ефективність виробництва допомагає автоматичне розподілення витрат допоміжних підрозділів (ремонтної майстерні, току тощо), нагромаджених протягом року, на собівартість продукції після збирання врожаю. На підприємстві обліковують операції з вирощування сільськогосподарських тварин й аналізують списання кормів відповідно до заданих раціонів годівлі.
На складах підприємства тепер оперативно відтворюється надходження зерна та його очищення/сушіння/відвантаження, більш ефективно контролюється зберігання — за місцем зберігання й матеріально-відповідальними особами.
Якщо раніше на підприємства замовлення на закупівлю надходили від кластерів у довільному порядку, то нині вони відбуваються централізовано, після перевірки усіх складів. Усі закупівлі узгоджуються, тож можна відстежувати й таку інформацію. Тепер моментально створюється звіт за дебіторською заборгованістю контрагента, завдяки чому збільшується оборот коштів і краще контролюється процес видачі товарних кредитів.
«Після практичного впровадження системи управління сільськогосподарським підприємством діяльність нашого холдингу вийшла на якісно новий рівень. Зокрема, керівництво компанії та фахівці, відповідальні за різні кластери виробництва, бачать ситуацію в режимі реального часу, ухвалюють рішення на основі актуальної й точної інформації. Для аграрного підприємства це суттєва конкурентна перевага. Не менш важливим для нас було й те, що систему позитивно сприйняли майже всі наші працівники, навіть ті, хто «із нуля» навчався роботи на комп’ютері. Вони стверджують, що система достатньо проста у використанні й відповідає потребам оптимізації діяльності холдингу», — розповідає генеральний директор HarvEast Holding Саймон Чернявський.
Довідка
HarvEast Holding — агрохолдинг, що має активи в Донецькій, Запорізькій, Черкаській областях й АР Крим. Основні напрями його діяльності — рослинництво та молочне тваринництво. Загальний банк землі в обробітку становить близько 220 тис. га; поголів’я ВРХ — понад 20 тис. голів. Кількість працівників — понад 4 тисі.
Людмила Луцкова, канд. екон. наук, консультант-аналітик з автоматизації обліку на сільськогосподарських підприємствах й агрохолдингах
Впроваджувальний центр ABBYY Україна журнал “The Ukrainian Farmer” серпень, 2013 року
Усі авторські права на інформацію розміщену в журналі “The Ukrainian Farmer” та інтернет сторінці журналу за адресою https://agrotimes.ua/magazines належать виключно видавничому дому АГП Медіа та авторам публікацій, згідно Закону України “Про авторське право та суміжні права”.
При використання інформації з подальшим будь-яким відтворенням, републікацією, поширенням, переробкою, перекладом, включенням її частин до інших творів обов’язкове посилання на журнал “The Ukrainian Farmer” з гіперлінком https://agrotimes.ua/magazines . Використання інформації дозволяється тільки після отримання письмової згоди від видавничого дому “АГП Медіа” .
The Ukrainian Farmer
