Оскільки перебіг строків давності для перевірок ДПС зупиняється на час карантину, то строки зберігання документів на період дії карантину також продовжуються. Про це йдеться в індивідуальній податковій консультації від 02.07.2021№2606/ІПК/99-00-04-03-03-09. Проаналізуємо деталі згаданого питання
Навіщо їх зберігати
Первинні документи мають дуже суттєве значення при визначенні бази оподаткування та сум податків.
Податковим кодексом України (ПКУ), а саме його статтею 44 передбачено, що:
• для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством;
• платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами.
Строки зберігання документів, на під ставі яких сформовані показники податкової звітності визначені у п. 44.3 ПКУ встановлено строки для зберігання цих документів. Зокрема, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, протягом установлених законодавством строків. Йдеться про щонайменше 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) із дня подання податкової звітності, для складання якої використовують зазначені документи. А якщо звітність не було подано — не менше як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (а для відповідних дозвільних документів — не менш як 1095 днів із дня завершення терміну їх дії).
Згаданий час зберігання документів подовжується на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
До чого тут перевірки
Статтею 102 ПКУ визначено строки давності, які застосовуються при проведенні перевірок ДПС.
Так, відповідно до п. 102.1 ПКУ контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 ПКУ, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня — у разі проведення перевірки операції відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше за днем її фактичного подання.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації ДПС має право визначити суму податкових зобов’язань в межах поданих уточнень за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня у разі проведення перевірки відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).
Винятки і правила
Відлік строку давності зупиняється на будь-який період, протягом якого:
• платник податків перебуває поза межами України, якщо таке перебування є безперервним та становить (чи перевищує) 183 дні;
• ДПС, згідно зі законом та/або рішенням суду, заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків;
• ДПС зупинено, продовжено, перенесено строки проведення перевірки у порядку, передбаченому ст. 44, 82 та 85 ПКУ або Митним кодексом України;
• ДПС не може провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у зв’язку з:
• складанням акта про неможливість проведення перевірки (крім випадку визнання незаконними дій зі складання такого акта);
• недопущенням платником податків посадових осіб контролюючого органу до перевірки при дотриманні окремих умов контролюючим органом;
• оскарженням платником податків у судовому порядку рішення контролюючого органу про проведення перевірки (крім випадків визнання протиправним та/або скасування такого рішення);
• здійсненням адміністративного або судового оскарження платником податків рішення контролюючого органу про нарахування грошового зобов’язання.
Відповідно, за такими ж причинами може бути подовжено і строк зберігання документів. Про карантин, як бачимо, в цих винятках ані слова.
Діє ще й інше правило. Якщо документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами ППР або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків за п. 44.3 ПКУ. Це встановлено п. 44.4 ПКУ.
Де йдеться про карантин
Згідно з позицією, викладеною ДПСУ в індивідуальній податковій консультації, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Наказом №578 (наказ Міністерства юстиції України №578 від 12.04.2012 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»). І ці строки не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ. Щоправда, це загальні правила. Натомість нині — через карантин — діє окрема норма ПКУ (п. 52-2 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ). Зокрема, на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця завершення карантину зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ. І на підставі цієї норми податківці роблять висновок про те, що терміни призупиняються на період карантину.
В офіційно оприлюдненому Інформаційному листі №7 податківці вказали, що карантин перериває термін проведення перевірки і це не потребує прийняття будь-яких додаткових рішень (наказів) контролюючим органом. При цьому вказувалося, що територіальним органам ДПС рекомендовано надіслати платникам податків, перевірки яких зупинені у зв’язку зі запровадженням мораторію, листи-повідомлення про зупинення (а потім і про поновлення) таких перевірок. Про таке зупинення-поновлення також буде зазначатися у вступній частині актів (довідок), складених за результатами перерваних і відновлених перевірок.
На підставі всіх цих норм ДПС України ухвалено таку позицію: оскільки перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ під час карантину зупиняється, то строки зберігання документів на період дії карантину також продовжуються. Тобто весь час карантину (скільки б він не тривав) не включається до граничного строку зберігання первинних документів.
Наприклад, 15.01.2020 ви подали декларацію з податку на прибуток за 2019 рік (уточнень не подавалося). У нормальній ситуації документи, на підставі яких ви склали цю декларацію, треба було б зберігати протягом трьох років (1095 днів) із наступного дня після закінчення граничного строку подання такої декларації (тобто з 03.03.2020 по 03.03.2023.). Але тут «втрутився» карантин, що розпочався 12.03.2020. Якщо він закінчиться наприкінці 2021-го (на що ми всі сподіваємося, але впевненості в цьому немає), то тривалість карантину становитиме 660 днів. Таким чином, замість 1095 днів ці документи треба буде зберігати 1755 днів (тобто більш ніж на півтора року довше).
Додаткові застереження
Навіть якщо строк зберігання документів вже минув, просто так знищувати їх не можна. І зазначену норму податківці застосовують у практиці перевірок.
За наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. При цьому вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їхньої цінності забороняється.
Тобто знищити можна лише ті документи, на яких є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.
AgroTimes
