Розглянемо, що за документ — бухгалтерська довідка та коли вона корисна.
Статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» постановлено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи й визначено обов’язкові реквізити, що має містити первинний документ.
Згідно зі ст. 1 закону, первинний документ — це документ, що містить відомості про господарську операцію.
У практиці документування господарських операцій підприємства застосовують типові форми первинних документів — видаткову накладну, акти виконаних робіт / наданих послуг, платіжне доручення, касові ордери ін. Однак далеко не для всіх господарських операцій визначено типові форми первинного документа. Для документування таких нетипових або внутрішньогосподарських операцій може застосовуватись як документ бухгалтерська довідка.
У якій формі складається бухгалтерська довідка
Типова форма бухгалтерської довідки існує та навіть дві. Зокрема для приватних підприємств форму бухгалтерської довідки затверджено наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» від 29.12.2000 №356; для бюджетників форму бухгалтерської довідки затверджено наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» від 08.09.2017 №755.
Відповідно до п. 2.6 Положення №88 визначено, що документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Отже, підприємство має право самостійно розробити й затвердити власну форму бухгалтерської довідки за наявності в ній усіх обов’язкових реквізитів первинного документа.
Реквізити бухгалтерської довідки
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» бухгалтерська довідка повинна мати такі обов’язкові реквізити:
• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю вимірювання господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлює Національний банк України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації, до первинних документів можуть додаватися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Коли доречно надавати бухгалтерську довідку
1. Коли підприємство здійснило господарську операцію за участю контрагента, але не отримало вчасно первинні документи
У такому разі, вважає Мінфін (і це підтверджує п.2.5 Положення №88), якщо правилами документообігу підприємства передбачено можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ, складений посадовою особою, відповідальною за приймання / відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформацію про яку в минулих звітних періодах було перенесено до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом, до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, з тим її обсяг (за потреби) зазначається шляхом корегування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом та первинним документом, отриманим від контрагента (про це йдеться в п.3.4 Положення №88).
За відсутності первинних документів від постачальника роль внутрішнього документа для обліку господарської операції може відігравати бухгалтерська довідка. А може й акт або документ з іншою назвою — на розсуд керівництва підприємства.
Проте, оскільки потреба в такому документі може виникнути терміново, радимо розробити / затвердити цю форму й зазначити саме її для цих випадків у правилах внутрішнього документообігу. Так, такі правила на підприємстві варто мати завжди.
Також із 1 квітня 2026 року в підприємств з’явилась можливість оформляти первинні документи на роботи, послуги й оренду і без підпису замовника.
2. Виправлення помилок у бухобліку
Часто бухгалтерську довідку застосовують для виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку. Чомусь у згаданому листі Мінфін каже тільки про один метод виправлення — і це метод сторно!
Також, за роз’ясненнями Мінфіну, довідка має наводити причину помилки, посилання на документи й регістри бухгалтерського обліку, в яких припущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером.
У Положенні №88 окремо визначено правила для виправлень у паперових і електронних первинних документах.
Для паперових документів існують три варіанти виправлень:
• способом «червоного сторно»;
• або додаткових бухгалтерських проведень;
• або коректурним способом.
Для е-документів варіантів виправлень усього два:
• способом «червоного сторно;
• або додаткових бухгалтерських проведень.
Варіанти виправлень для паперових і е-документів
1. Спосіб «червоного сторно»: виправлення здійснюється шляхом унесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховують. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
2. Спосіб додаткових бухгалтерських проведень: виправлення помилок здійснюється шляхом унесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, що є різницею між правильною й відображеною у цих регістрах.
3. Коректурний спосіб: виправлення здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри й над закресленим пишуть правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Зрозуміло, що закреслення тексту (коректурний спосіб) можна застосовувати тільки для паперових документів. А як застосовувати інші два методи для е-документів? Про це в оновленому розділі Положення №88 не кажуть, а тільки зазначають, що в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складено в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади й прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений е-документ.
То як же зробити це виправлення? Спробуємо здогадатися — для цього потрібно скласти бухгалтерську довідку!
Який метод виправлення застосовувати й для яких помилок у первинному документі, це має вирішувати саме підприємство. Хоча в п.4.6 Положення №88 зазначено, що для виправлень помилок у первинних документах за минулий звітний період визначається метод сторно.
4. Інші випадки використання бухгалтерської довідки прямо не пов’язано з вимогами законодавства, але в певних ситуаціях бухгалтери застосовують також і цей документ. Зокрема для:
• розрахунку сум амортизації необоротних активів;
• розподілення сум транспортно-заготівельних витрат, якщо їх обліковують на окремому субрахунку рахунку 28;
• розрахунку середньозваженої вартості запасів, якщо підприємство використовує цей метод у вибутті запасів;
• розрахунку торгової націнки та ціни продажу, якщо облік вибуття запасів ведуть за ціною продажу;
• розрахунок резерву сумнівних боргів;
• визнання дебіторської чи кредиторської заборгованості безнадійною;
• розподілу загальновиробничих витрат;
• розрахунку дивідендів, що підлягають виплаті засновникам (учасникам);
• розрахунку роялті тощо.
На практиці ще бухгалтерську довідку складають за розрахунку курсових різниць, хоча це не є обов’язковим (див. ухвалу ВАСУ від 10.02.2016 р. К/9991/85369/11).
Отже, зазвичай бухгалтерську довідку складають із метою документального відображення господарської операції (виправлення помилок, здійснення розрахунків). У цих випадках бухгалтерську довідку можна вважати первинним документом — за наявності всіх обов’язкових реквізитів, передбачених ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Зазначене підтверджується листами Міністерства фінансів України, зокрема лист від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823.
The Ukrainian Farmer
