Перш ніж почати розмову про управлінський облік на елеваторі, потрібно визначити, про що саме йдеться і чим він відрізняється, наприклад, від регламентного обліку.
Керівники різних підприємств висловлюють і різні думки щодо цього. Так, для одних управлінський облік — це лише первинні документи й налагоджена система документообігу на зерносховищі. Інші розуміють під ним організовані системи планування й керування грошовими потоками. А дехто взагалі вважає, що достатньо, коли на підприємстві ведеться бухгалтерський і податковий обліки, а решту інформації можна просто фіксувати в «блокноті».
Однак, власне, управлінський облік — це фіксація здійснюваних елеватором операцій у режимі реального часу для отримання оперативної інформації та впровадження контролю за виробничими процесами. Чому для цього недостатньо даних звичайного регламентного обліку? Існує багато причин, наприклад, відмінність у часі, адже зазвичай регламентні дані вносять бухгалтери не в момент виникнення події, а коли надходять первинні документи чи коли такі документи виготовляють потрібним числом. Ще одна відмітність полягає у фіксації фактичної якості зерна й тієї інформації, яку вносить лабораторія в облікові реєстри. Адже методологія обліку зерна базується на математичних розрахунках, які мають свої похибки. Крім того, зерно не є сталим продуктом — його якість змінюється під впливом зовнішніх чинників. Зазвичай будь-яка лабораторія «накручує» зверху певний відсоток для перестрахування.
Наявність на елеваторі «віртуального» зерна — ще одна причина ведення саме управлінського обліку, оскільки до реального обсягу зберігання нерідко приписують «додаткову» кількість з метою отримання кредиту чи форвардного фінансування, оптимізації податків тощо. Також у регламентних регістрах не фіксується така важлива інформація, як місце походження зерна, дані по фактичних місцях його зберігання, дані щоденної оперативної роботи. Нарешті, в регламентному обліку не фіксують управлінські елементи роботи із зерном, а саме — за чиїми вказівками його переміщають або вивозять з елеватора, хто з керівництва погодив ту чи ту операцію — варіантів безліч.
Так само можна й далі перелічувати причини, через які потрібно запроваджувати управлінський облік. Крім того, не слід забувати про волатильність якісного стану зерна під час його зберігання, що призводить до неможливості отримати з регламентних документів інформацію про фактичну кількість зерна, що зберігається на цей момент на елеваторі. З’ясувати можна лише приблизні цифри, і чим більша компанія, чим більша кількість «оптимізацій» і бажання заробити чи приховати недоліки на різних рівнях, тим довільнішими будуть дані регламентного обліку.
Усе це призводить не лише до неможливості якісного та вчасного ухвалення рішень, а й унеможливлює здійснення ефективного контролю за роботою елеватора. За наявності змови, коли «в темі» опиняється охорона, лабораторія, завскладу й директор, із нього можна вивезти все, що завгодно і скільки завгодно.
Цю проблему не розв’язати лише встановленням якогось обладнання чи виданням наказу по підприємству. Складне та багатобічне завдання, потребує комплексного підходу до розв’язання починаючи від налагодження спеціалізованих обліково-контрольних систем й інсталяції апаратних засобів контролю та закінчуючи зміною процесів й ухваленням управлінських рішень.
Поєднання автоматики й комп’ютерних програм
Розглянемо практичну реалізацію системи управлінського обліку та контролю зерна на елеваторі. Якщо не розглядати зерносховище як абсолютно відокремлену одиницю, будь-який облік і контроль доцільно починати ще зі збору врожаю. Основне завдання — забезпечити чітку інформацію про кількість зерна, намолоченого з конкретного поля конкретним комбайном. Це надалі дасть інформацію про ефективність кожної ділянки та кожної збиральної машини. Друге, не менш важливе завдання — унеможливити зловживання вже на цьому етапі.
Для цього доцільно застосовувати різні варіанти комбінації апаратних і програмних засобів, із яких кожен може обрати для себе більш прийнятний. Так, для отримання даних про вагу використовують ємнісні датчики наповнення бункера комбайна чи систему тензометричних датчиків на бункерах-перевантажувачах. Для контролю вивантаження в конкретний автомобіль запроваджують систему ідентифікації за допомогою RFID-картки водія, введення даних у планшет чи смартфон у момент вивантаження. Також можливо залучати програмну логіку визначення автомобіля, у який завантажується зерно, за GPS-координатами. Для запобігання зловживанням залежно від ситуації можливо використовувати як апаратні методи блокування, так і програмні засоби, вбудовані в систему GPS-моніторингу. Не зайвим буде й формування попередніх аналізів по полю — це пришвидшить приймання, а також дасть можливість спланувати логістику та зберігання тощо.
Не менш важливим для управлінського обліку та здійснення контрою є фіксація проходження зерна через вагову на елеваторі під час його приймання, відвантаження чи переміщення — наприклад, на зберігання в мішках. Найефективнішим засобом проведення такої фіксації є поєднання апаратних методів, таких як електронні ваги, камери, шлагбауми, експрес-аналізатори, датчики та магнітні петлі, з програмними засобами, що забезпечують уведення даних як до управлінського, так і регламентного обліків. Кожен із перелічених засобів може працювати окремо, але максимально ефективні вони тільки в комплексі.
Магнітна петля для порушника
Для прикладу організації управлінського обліку розглянемо конфігурацію елеватора і його обладнання. Кожну точку, через яку по території елеватора проходить автомобіль, обладнують RFID-зчитувачем, а на воротах і завальній ямі додатково встановлюють ще й шлагбауми. Це дозволить не лише простежити час перебування автомобіля на кожній точці, а й впорядкувати його рух: наприклад, шлагбаум на завальній ямі не відкриється, якщо точкою вивантаження вказана точка тимчасового зберігання або автомобіль не пройшов зважування.
Не слід лишати поза увагою й таку важливу для обліку та контролю точку, як ворота на елеватор. Не таємниця, що все «необліковане» зерно проходить саме через ворота, за винятком, хіба що зовсім «диких» випадків — коли його вивозять вагонами. Обладнання воріт відеокамерами не є стовідсотково ефективним, адже практично неможливо відокремити в потоці автомобілів саме те авто, що вивозить «ліве» зерно, на підставі самого лише відеоряду.
Саме для таких випадків використовується магнітна петля, яку встановлюють на воротах. Програмний комплекс відстежує момент її перетинання автомобілем й аналізує, чи сформована в системі обліку для цього автомобіля товарно-транспортна накладна та чи пройшов він ваговий контроль. У разі відсутності таких даних система може як заблокувати шлагбаум, так і, наприклад, надіслати власнику чи службі безпеки інформацію про факт із точним часом і фотографіями авто.
Як варіант, вагову оснащують системою безоператорного зважування: це дозволяє не лише уникнути людського чинника, а й сформувати в автоматичному режимі ТТН в умовах внутрішніх переміщень, наприклад, на зберігання в мішкотару.
Правильно побудувавши процеси взаємодії з програмно-апаратним комплексом, можливо чітко зафіксувати й проконтролювати весь рух зерна через ворота й по території елеватора, а також переміщення товарів, які не стосуються регламентного обліку (наприклад, завезення будівельних матеріалів чи вивезення будівельного сміття).
Реальна картина роботи
Окремо слід зупинитися на лабораторії. Для отримання коректних даних про якість зерна слід фіксувати всі проби в системі, автоматично завантажуючи дані. Для контролю лабораторії й правильності введення даних не зайвим буде послуговуватися, наприклад, таким методом. Під час відбору проби система друкує штрих-код, далі пробу розділяють й одну частину засипають у місткість, яку маркують цим штрих-кодом і відправляють в управлінський архів. Далі є можливість у будь-який момент перевірити пробу й порівняти дані з тими, що внесла в систему лабораторія. Це ефективний метод контролю за правильністю визначення відсотка смітної домішки в зерні, оскільки його вологість можна визначити за допомогою приладів.
Для фіксації роботи сушарки та сепаратора в управлінському обліку послуговуються звітами майстрів, що в поєднанні з інформацією датчиків роботи дозволяє визначити щоденну кількість доопрацьованого зерна, залишки в хоперах тощо. Додаткова фіксація в системі проб після сушарки чи за переміщення зерна в поєднанні з математичною логікою дозволяє сформувати складську (реальну) якість зерна, що перебуває на зберіганні, та попередню кількість відходів, що можуть бути отримані за його відвантаження.
Аналогічно будується й система контролю за вивезенням зерна за територію елеватора, для підвищення ефективності якої додаються необхідні елементи — внесення заявок на вивезення/переміщення зерна, погоджувальних документів, контрактів і всіх платіжок, зокрема ордерів отримання готівки. Це дозволяє сформувати реальну картину комерційної роботи елеватора й зафіксувати низку управлінських моментів.
Усі перелічені заходи в комплексі дозволять отримати правдиву картину роботи елеватора в режимі реального часу, а найголовніше — надати керівництву об’єктивну інформацію для ухвалення управлінських рішень і запобігання зловживанням. Для агрохолдингів така система дає ще більше переваг: наприклад, на її основі можна планувати комерційну роботу й відповідні виробничі процеси, контролювати персонал на віддалених точках, визначати ефективність кожного поля і, врешті, побудувати систему оперативного обліку й контролю процесів у рослинництві, але це вже тема для окремої статті.
The Ukrainian Farmer
