Агромаркет
Головне:
Агромаркет

«Цифра» в закупівлях

«Цифра» в закупівлях

Чому українські аграрії з недовірою ставляться до інноваційних бізнес-інструментів.

 

Практично всі успішні компанії погоджуються з тим, що четверта промислова революція — це передусім можливість, а не загроза. Відтак оперативність в епоху діджиталізації — це чи не основний чинник виживання бізнесу. Проте навіть глобальні гравці потребують більше часу на підготовку до потужних цифрових трансформацій. 

 

Як свідчать результати дослідження KPMG, кожен другий із 1300 респондентів (СЕО великих компаній із 11 країн світу), вважає, що правління мають надмірні очікування стосовно рентабельності інвестицій (ROI) при переході на цифрові технології. 33% погоджуються з тим, що їх організації намагаються не відставати від технологічних інновацій. 

 

Високий потенціал для подальшого розвитку має й український бізнес, зокрема, аграрний. Серед прогресивних інструментів, що покликані сприяти його ефективності, експерти називають електронні тендерні закупівлі. Однак ця інновація поки не дістала широкої підтримки в колах аграрної бізнес-спільноти. Чому?

 

Овіяні упередженнями 

 

У групах й агрохолдингах для відділів закупівель внутрішніми замовниками є виробничі департаменти, агрохімічні служби та безпосередньо господарства, що входять до складу цих вертикально інтегрованих компаній. І часто трапляється так, що бачення тендерів у них зовсім різне. Часом дуже далеке від реалій. Скажімо, у відділі закупівель чомусь уважають, що електронна система має зробити все сама. Внутрішній замовник здебільшого переконаний, що вибір відбувається тільки за ціновим критерієм. Також є міфи про тривалий тендерний процес та затримку поставок. Є навіть думка, що завдяки інноваціям відділ закупівель взагалі буде не потрібен. 

 

Утім, компанії, що вже неодноразово трансформували свої електронні системи закупівель, стверджують, що для деяких груп товарів в агровиробництві ціна аж ніяк не є ключовим критерієм вибору. Зокрема, орієнтація тільки на ціну для таких категорій МТЦ, як насіння чи запчастини, може бути, навпаки, шкідливою. 

 

«Якщо прорахувати вартість одного дня простою сільгосптехніки в полі у розпал посівної через поломку якоїсь запчастини чи вимушену потребу пересіювати поле через те, що не зійшло насіння, на перший план виходить — якість. А також — агротехнічні параметри. Потім спеціалісти із закупівель дивляться на історію співпраці з постачальником, умови та базис поставки, строки доставки. Останнє іноді є абсолютно критичним для запчастин. І тільки тоді йдуть фінансові умови», — зауважує Антоніна Герета, старший менеджер із постачання AgroGeneratiоn. 

 

Коли потрібен мопед… 

 

Коли в бізнесу є мета скоротити затрати часу й коштів і збільшити ефективність і прозорість закупівель, іноді щойно розроблену та вибудувану систему доводиться кардинально переробляти. Так сталося в Agromino. Після ухвалення рішення щодо використання тендерної системи для закупівель спочатку зміни відбулися у розробці тендерної документації, формуванні переліку постачальників і проведенні тендерів. Здавалося б, нові процедури забезпечили інтеграцію нового інструменту в бізнес-процес. Але…

 

 «Кілька років використовували електронну пошту та працювали з постачальниками за принципом найнижчої ціни. Згодом стало зрозуміло — цей підхід неефективний, адже деякі керівники підрозділів навіть за обов’язкового проведення тендерів і далі купували МТЦ „у знайомого дяді Васі” та ставилися до цього процесу швидше формально», — розповідає Сергій Гаврилюк, заступник генерального директора з комерційної діяльності ТОВ «Трайгон-Експорт» компанії Agromino. 

 

Щоб покласти цьому край, довелося значно реформувати новостворену систему закупівель. Компанія централізувала закупки основної сировини — насіння, добрив і ЗЗР. «Замість придбання так званого „космічного корабля” за шалені гроші три наших працівники розробили власну тендерну платформу. Насправді нам було потрібно максимум 15–20% функціоналу, що пропонувалися в надскладних зовнішніх системах програмного забезпечення. Натомість ми зібрали свій мопед для поїздки в найближчий магазин», — пояснює Сергій Гаврилюк. 

 

За його підрахунками, три з половиною роки існування власної електронної платформи заощадили компанії понад 900 млн грн. За цей час Agromino провела 400 з гаком тендерів, про які самі постачальники відгукуються надзвичайно позитивно. Наприклад, фахівці компанії «Ерідон», які працюють одночасно з кількома електронними платформами, зокрема, EPS, Kernel, MHP, цінують відсутність тих опцій, що ускладнюють процес. У пріоритеті легкий сучасний дизайн, швидке оновлення цін упродовж тендерів і відкрита інформація про переможця. 

 

Підлаштувати систему під себе 

 

Власний інструмент для керування всіма трейдинговими процесами (взаємодією з контрагентами, ланцюжком поставок, логістикою, платежами й документами) й обліку торговельної діяльності нещодавно створили й фахівці Risoil Україна. 

 

«Ми розробили модульний підхід (за принципом конструктора «Лего» можна додавати або забирати будь-які блоки), який допоміг компанії створити єдине інформаційне поле роботи всіх працівників, скоротити час на обмін інформацією та забезпечити доступ з будь-якого пристрою. Важливо, щоб система підлаштовувалася під вас. Адже система — це лише інструмент, на який можна нанизувати все, що важливо компанії в конкретний момент», — розповідає Едвард Ковальчук, керівник проекту впровадження програмного забезпечення. 

 

Основні блоки електронної плат форми — CRM система, контракти, логістика, комплаєнс, юристи, фінанси, звіти. «Серед усіх можливих варіантів зупинилися на хмарному рішенні. Це гарантує нам безпечність, надійність, потужність, гнучкість (оплачуємо лише обраний власноруч пакет послуг), зручність і скорочення витрат», — перелічує він. 

 

Едвард Ковальчук додає, що модульний підхід виявився найоптимальнішим. Його переваги в тому, що компанія, перш за все, не була обмежена одним-єдиним постачальником програмного забезпечення. Обраний варіант забезпечив значну економію коштів (адже вартість комплексного рішення в кілька разів дорожча), економію часу (доробка обраного варіанта тривала приблизно місяць, що у 12–20 разів менше проти розробки комплексного рішення, яке триває в середньому 1–2 роки) й оптимальну функціональність (легко інтегрувався з тими рішеннями ПЗ, що вже були в компанії). 

 

«Надалі для клієнтів планують створити „особистий кабінет” із можливістю укладення smart-контрактів в один клік. Це дозволить сільгосптоваровиробникам безпечно продавати нам свою продукцію самостійно, без посередників», — поділився планами Едвард Ковальчук. 

 

У результаті реалізації цього проекту компанія отримала налаштовані бізнес-процеси, оптимізацію роботи команди, зручні та швидкі інструменти для введення даних, швидку обробку великих масивів інформації та звітності, розмежування доступу для різних груп користувачів, зниження ризику людського чинника та підвищену безпеку. 

 

Автоматизація без людини неможлива 

 

«Автоматизація закупівель мінімізує вплив людського чинника: робить цей процес прозорішим», — пояснює Сергій Гаврилюк. Проте для такої специфічної та водночас найпоширенішої в сільгоспвиробництві категорії, як запасні частини, звести «до нуля» людський чинник жодна надсучасна електронна система не здатна. 

 

За словами Антоніни Герети, саме запчастини є яскравою ілюстрацією прихованих втрат і неефективного використання ресурсів (грошових, людських, часових тощо). Через помилки із замовленням, що виявляються під час проведення тендера або постфактум (уже після доставки товару), компанія-замовник стикається з додатковими витратами, пов’язаними з відправленням деталі назад постачальнику. До того ж додаткове навантаження отримують одразу кілька спеціалістів. Хтось змушений займатися поверненням, хтось — накопиченням на складі зайвих запасів. Проте найголовніше — це вимушене простоювання техніки, яке в розпал сезону стає суттєвим «мінусом» для компанії. 

 

Основний метод, що взяли на озброєння в AgroGeneratiоn, — це аналіз на запобігання прихованим втратам. Реалізували його за допомогою так званого електронного довідника. Це не тендерна процедура, але необхідна складова для її ефективного функціонування. «Ми запровадили проект з „очищення” нашого електронного каталогу запчастин. Така формалізація виявилася дуже потрібною! Вона справді убезпечила компанію від накопичування зайвих запасів. Формалізація не лише допомогла оперативно виправити помилки із замовленнями, а й змусила наших закупників подивитися на проблему системно. В результаті — сьогодні наші внутрішні замовники (господарства) прописують тільки каталожний номер деталі, а менеджер уже перевіряє її і вносить (або не вносить) у наш загальний електронний каталог», — зазначає Антоніна Герета. Вона розповідає, що над проектом працювали всього чотири менеджери в неактивний сезон закупівель. Вони використовували спеціальне програмне забезпечення, але з боку тендерного майданчика були технічні обмеження, тому переважну частину роботи становило ручне вичищення (на нього було витрачено 100 годин часу) та перевірка (40 годин). 

 

Формалізація процесів приносить результат 

 

Така систематизація всіх заявок у закупівлях принесла компанії реальні результати. По-перше, кількісний. Перед початком кількість номенклатури запчастин становила 10 815 позицій. Після ретельного вичищення, яке тривало 51 календарний день, поточна номенклатура зменшилася до 8255 позицій (із них потребувало виправлення всього 0,3%, або 24 найменування). 

 

По-друге, якісний. Наявність правильного та зручного електронного каталогу спростило роботу інженерам. «Тепер у цій системі консолідуються всі заявки за всією номенклатурою агрохолдингу. І переваги цього підходу — очевидні. Сьогодні наші спеціалісти витрачають набагато менше часу, ніж раніше, на опрацювання всіх заявок на закупівлю запасних частин. Цього сезону ми побачили, що відсоток повернень деталей значно зменшився. Техніка в полях не простоює. І це — найголовніше!» — зазначає Антоніна Герета. 

 

Економію в цифрах після удосконалення своєї системи закупівель в AgroGeneration демонструють на прикладі звичайного натягувача паска. На початку лютого поточного року ринкові пропозиції на таку запчастину коливалися в межах 3400–4600 грн. Ціна закриття заявки відбулася за нижньою планкою. Те саме сталося в середині лютого та в самий розпал сезону (у квітні–травні ціна закриття теж була найнижчою — 3300 грн). Тобто суттєва грошова економія також є. 

 

До речі, якщо служба безпеки або внутрішній аудит захочуть провести перевірку, їм будуть доступні всі дані із закупівель у будь-який момент у режимі онлайн. Система щодо формалізації цих процесів в AgroGeneration розвивається. «У перспективі плануємо електронізацію всіх процесів (терміни поставки — контроль, оплати — автоматизація) й інтеграцію їх із системою 1С», — анонсує подальші плани Антоніна Герета. 

 

*** 

 

Відмова від здійснення закупівель «вручну» та перехід на онлайн-системи дозволяє мінімізувати часові, фінансові та людські ресурси. Важливо й те, що завдяки електронним новаціям компанії мають можливість перейти від авральних дій до чітко спланованих і прогнозованих. Щоправда, ефективність бізнесу зростає лише у тому разі, коли спеціалісти відділів закупівель залучені і в процеси розробки змін, і в процеси контролю за впровадженням нової авто матизованої системи. Якщо ж електронізація — це лише примха вищого керівництва, вона має всі шанси перетворитися на дорогу та модну, проте неефективну «іграшку». 

 

 

Світлана Попель 

газета “АгроМаркет”, вересень 2018 року

 

 

Усі авторські права на інформацію розміщену у газеті “АгроМаркет” та інтернет-сторінці газети за адресою https://agrotimes.ua/journals належать виключно видавничому дому «АГП Медіа» та авторам публікацій, згідно Закону України “Про авторське право та суміжні права”.
Використання інформації дозволяється тільки після отримання письмової згоди від видавничого дому «АГП Медіа». 

Інші статті в цьому журналі

ЧИТАЙТЕ БІЛЬШЕ

Журнали