Новий рівень цифрового сервісу для елеваторів і зернових терміналів

Кабінет клієнта

 Новий рівень цифрового сервісу для елеваторів і зернових терміналів.  

Більшість сучасних елеваторів і зернових терміналів уже зробили вагомий крок уперед, інвестувавши у цифровізацію своїх внутрішніх облікових операцій та логістики. Проте сьогодні ринок вимагає більшого, ніж просто порядок усередині компанії. Коли внутрішні процеси налагоджено, виникає новий виклик: як ефективно використовувати цю інформацію для вибудовування комунікацій зі своїми контрагентами: поклажодавцями, трейдерами, перевізниками й іншими. 

Внутрішня автоматизація — тільки перший крок 

На багатьох підприємствах успішно автоматизовано основні облікові та бізнес-процеси: 

• організацію електронної черги для автотранспорту, що прибуває; 

• контрольно-пропускні пункти (КПП); 

• вагові комплекси; 

• лабораторії; 

• складський облік; 

• організацію внутрішньої логістики транспорту на території підприємства; 

• роботу із залізничним транспортом і обмін електронними документами з АТ «Укрзалізниця» (УЗ); 

• оформлення первинних документів. 

Після впровадження внутрішньої автоматизації життя висуває перед підприємствами нові завдання: як зробити роботу зі своїми контрагентами комфортнішою для обох сторін, адже трейдери, вантажовласники та перевізники так само гостро потребують швидкого доступу до даних про свої вантажі, як і сам термінал. 

Як найчастіше відбувається обмін інформацією нині 

На практиці взаємодія з партнерами зазвичай будується за двома звичайними сценаріями. 

1. Обмін даними через електронну пошту або месенджери 

Потрібні документи, реєстри вивантажених машин і вагонів надсилають один-два рази на добу. 

Чому це незручно. У сучасних умовах такий підхід виявляється недостатньо оперативним. Бізнесу потрібен доступ до актуальної інформації в максимально наближеному до реального часу режимі, щоб швидко ухвалювати управлінські рішення. Окрім того, подібний формат обміну даними не завжди зручний: документи зазвичай не містять узагальненої аналітичної інформації та не адаптовані під потреби конкретного контрагента. 

2. Спілкування в телефонному режимі 

Співробітники термінала змушені щодня годинами відповідати на однотипні гарячі запитання клієнтів: 

• «Скільки вже прийняли нашого зерна?»; 

• «Які результати показала лабораторія?»; 

• «Де нині перебувають мої автомобілі?»; 

• «Чи оформлено документи на партію вантажу?»; 

• «Який залишок ліміту за договором?». 

А після завершення рейсів починається колосальний обсяг паперової рутини з оформлення супровідних документів: виставлення рахунків, підписання актів виконаних робіт, проведення фінансових розрахунків, обмін оригіналами документів (якщо вони потрібні) тощо. 

Окремо слід згадати про керівництво та засновників терміналів і елеваторів. Вони також прагнуть бачити узагальнену, об’єктивну й оперативну інформацію про роботу свого підприємства в режимі реального часу. Бажано без постійного відволікання менеджерів, логістів, бухгалтерії й інших служб регулярними запитами, а маючи можливість отримати всі потрібні дані в будь-який момент і в будь-якому місці. 

Для розв’язання цих проблем ринок пропонує два основних інструменти: 

1. Створення в АСУ (автоматизованій системі управління) термінала спеціалізованих кабінетів для керівництва та контрагентів; 

2. Розроблення мобільних або WEBдодатків для портативних пристроїв. 

Однією з головних переваг рішення з WEB-кабінетами є його гнучкість і простота інтеграції із наявним ІТ-середовищем підприємства. 

За такого підходу не доведеться змінювати робочі системи обліку, що дозволяє розширити спектр послуг компанії в найкоротші строки, зберігаючи звичні для персоналу методи роботи з документами й даними. 

Украй важливо, щоб кабінети відрізнялися залежно від типу контрагента. Наприклад, кабінет перевізника за своїм інформаційним наповненням і функціоналом суттєво відрізняється від кабінету поклажодавця чи трейдера. 

• Перевізнику важливо: 

• контролювати рейси своїх машин, 
• швидко отримувати потрібні документи, 
• оперативно проводити фінансові розрахунки; 

• Поклажодавцю, трейдеру чи експортеру критично бачити: 

• наявність та обсяг його вантажів на терміналі чи в порту, 
• поточний стан виконання контрактів, 
• рівень завантаженості складів та силосів підприємства, 
• план і графік підходу суден, 
• хід роботи із залізничними вагонами, 
• середньозважену якість зерна в накопиченій партії, 
• вартість послуг елеватора або термінала, 
• динаміку завантаження / вивантаження судна, 
• обсяг вантажу, що в дорозі, на складі або на стадії розвантаження (у розрізі конкретних вагонів і машин), 
• тощо. 

Рішення для керівництва підприємства та його засновників 

Найпростішим і водночас найпотужнішим інструментом для директора та топменеджменту елеватора або термінала є спеціалізований WEB-додаток директора. Наприклад, для керівника на один екран смартфона чи планшета можна вивести всю стратегічну інформацію: 

• Залишки продукції за такими критеріями: 

• культур і їх якості, 
• складів: скільки та яке зерно є на кожному складі відкритого зберігання, у силосі тощо, 
• власників кожного виду зернових; 

• Надходження та відвантаження зернових, здійснені за будь-який період часу: поточна або минула зміна, тиждень, місяць або будь-який інший період. До того ж ці дані оперативно оновлюються. Як тільки зерно із зерновоза або залізничних вагонів було прийнято на елеваторі, дані про це потрапили в облікову систему й одразу ж оновилися в застосунку. Керівник завжди бачить залишки на поточний момент і хід робочого процесу. Те саме стосується й відвантаження; 

• Перегляд документів щодо приймання та відвантаження; 

• Хід обробки машин і вагонів; 

• Якщо на підприємстві застосовано систему електронної черги, то можна бачити і її стан: скільки машин подали заявки, скільки перебувають у дорозі, у накопичувачі, на території тощо. 

Окрім моніторингу цим застосунком активно користуються для оперативного погодження поточних виробничих питань безпосередньо «на ходу»: 

• погодження наказів на відвантаження вантажів; 

• вирішення питань щодо заїзду транспорту, який має невідповідності в документах або занесений до «чорного списку»; 

• оперативне вирішення спірних ситуацій під час вивантаження (розбіжності у вазі, якісних показниках тощо). 

Власне кажучи, у цей застосунок можна додавати будь-яку інформацію, що потрібна керівництву, як у структурованому вигляді, так і у вигляді звичайних PDF-файлів, що генерує облікова система підприємства і з якими керівники вже звикли працювати. 

Кабінет перевізника: оптимізація рейсів і документів 

Що є найважливішим для автотранспортного підприємства у виконанні замовлень на перевезення вантажів до термінала чи елеватора: 

• Швидка акредитація. Проходження перевірки компанії, її автомобілів і водіїв без паперової тяганини. Багато замовників перед наданням дозволу на транспортування вантажів вимагають обов’язкову акредитацію; 

• Участь в електронних тендерах на перевезення; 

• Швидка номінація машин під рейси після виграшу тендера; 

• Мінімізація простоїв у дорозі та під вивантаженням. Для цього застосовують інтеграцію із системою електронної черги, де водій бронює конкретний тайм-слот для обслуговування; 

• Контроль машини на маршруті. У якому статусі вона перебуває: у дорозі, прибула на склад, обробляється на терміналі, розвантажилася і їде додому тощо; 

• Миттєве подання документів логісту (рахунки, акти, ТТН) для оплати виконаних рейсів. 

У класичному паперовому форматі взаємодії виконання всіх цих кроків (особливо збирання і передання паперів на фінальному етапі) може тривати кілька днів, до чого додається час на очікування проведення платежу бухгалтерією. 

За користування Кабінетом перевізника цей цикл скорочується в рази: 

• Документи для акредитації завантажуються в електронному вигляді й одразу потрапляють на погодження в кабінет логіста замовника; 

• Завдяки інтеграції з тендерною системою замовника інформація щодо виграного тендера автоматично імпортується в кабінет перевізника. Це унеможливлює повторне ручне введення даних у підготовці ТТН, пришвидшує роботу й усуває людські помилки. 

У процесі виконання рейсу вся супровідна інформація з ТТН передається в кабінет перевізника та логісту замовника через: 

• систему електронної черги; 

• інструменти роботи з е-ТТН; 

• зведені реєстри ТТН у форматі Excel; 

• ручне введення (якщо інші системи автоматизації на підприємстві відсутні). 

До того ж за роботи з електронною чергою та е-ТТН можна відразу ж автоматично додавати підтверджувальні документи про виконання рейсу. 

Щойно рейс виконано та закрито на ваговій термінала, він моментально відображається в кабінеті перевізника, який може відразу подати його на оплату логісту. 

Логіст оперативно перевіряє й погоджує рейс (з урахуванням можливих простоїв, переадресацій тощо) і надсилає готові дані в бухгалтерію для проведення оплати. 

Окрім суттєвого спрощення документообігу, Кабінет перевізника стає реальним інструментом фінансової оптимізації. Завдяки автоматизованому бронюванню тайм-слотів у системі електронної черги ризики багатогодинних простоїв під терміналом зводяться до мінімуму. Це дозволяє транспортним компаніям уникати штрафних санкцій за протермінування доставки вантажу, значно підвищити оборотність автотранспорту й планувати логістику з прогнозованою ефективністю, що безпосередньо впливає на рентабельність кожного рейсу. 

Кабінет клієнта (поклажодавця, трейдера, експортера) 

Отримавши захищений авторизований доступ від термінала або елеватора, клієнт у режимі реального часу може самостійно відстежувати й аналізувати: 

• рух і поточне місцеперебування власного транспорту; 

• точні результати зважувань (брутто, тара, нетто) на автомобільних чи залізничних вагах підприємства; 

• накопичений обсяг прийнятого вантажу за будь-який проміжок часу; 

• результати лабораторних випробувань і детальні якісні показники зерна; 

• статус і перелік оформлених первинних документів; 

• динаміку виконання контрактів й актуальні залишки продукції в силосах або на складах підлогового зберігання. 

Головна перевага в тому, що всі дані автоматично транслюються безпосередньо з оперативної облікової бази термінала. Клієнт бачить не підготовлені вручну звіти, які часто корегуються або запізнюються, а реальну «живу» інформацію безпосередньо в момент її фіксації на виробничих ділянках. 

Двостороння вигода: що отримує підприємство 

На перший погляд може здатися, що кабінет створюється тільки як зручний бонус для залучення клієнтів. Проте досвід практичних впроваджень доводить: найбільший операційний і фінансовий ефект отримує саме підприємство, яке його запускає. 

Результати впровадження для термінала / елеватора: 

1. Зниження навантаження на персонал. Звільняється час фахівців для розв’язання стратегічних завдань. В умовах гострого кадрового дефіциту можливість виконувати більший обсяг робіт меншим штатом є суттєвою перевагою. 

2. Оптимізація комунікацій. Різко скорочується кількість непродуктивних телефонних дзвінків і нескінченного листування в месенджерах щодо з’ясування статусів вантажів. 

3. Підвищення якості послуг. Підприємство виходить на сучасний світовий рівень клієнтського сервісу. 

4. Підвищення лояльності клієнтів. Партнери, які цінують свій час і прозорість, віддають перевагу саме такому технологічному об’єкту. 

5. Мінімізація спірних ситуацій. Усі первинні дані відкриті й доступні в системі, що унеможливлює вплив людського чинника та непорозуміння під час звірок. 

Безпека та надійність: захист ваших даних і бізнес-процесів 

Розробляючи кабінети, особливу увагу слід приділяти безпеці та надійності даних. З огляду на критичну важливість комерційної таємниці для зернового бізнесу слід застосовувати сучасні хмарні технології, що гарантують високу доступність сервісу та захист інформації. 

Архітектура всієї системи передбачає розгортання на захищених серверах із використанням протоколів шифрування каналів зв’язку. Крім того, потрібна багаторівнева система розмежування прав доступу, що дозволяє кожному користувачеві працювати тільки з тими даними, що йому потрібні. Така система мінімізує ризики витоку конфіденційної інформації та забезпечує повний захист внутрішніх бізнес-процесів термінала від зовнішніх загроз. 

Новий стандарт конкурентоспроможності у зерновому та портовому бізнесах 

Сьогодні клієнти оцінюють логістичний об’єкт не тільки за фізичною швидкістю перевалювання чи рівнем тарифів. Усе важливішими та вирішальними чинниками у виборі партнера стають: прозорість усіх бізнес-процесів; швидкість отримання критично важливої інформації; якість повсякденного сервісу; наявність сучасних цифрових інструментів взаємодії. 

Саме тому кабінети клієнтів стають не просто додатковим інтерфейсом, а стратегічним інструментом підвищення конкурентоспроможності та ринкової частки підприємства. 

Висновок 

Кабінети клієнтів — це не продукт для трейдера, перевізника чи логіста як окремого покупця. Це сучасний сервіс, який зерновий термінал або елеватор надає своїм клієнтам на базі власної інформаційної системи. 

У результаті виграють усі: елеватор або термінал отримує розвантаження персоналу та вихід на новий рівень сервісу, а вантажовласник — цілодобовий доступ до актуальних даних про свої вантажі й транспорт. Разом це формує сучасний, прозорий і ефективний рівень цифрової взаємодії між усіма учасниками логістичного ланцюжка.  

Олександр Тодуров, Володимир Бабич
Компанія «Арт Пор

ЧИТАЙТЕ БІЛЬШЕ