Як організувати внутрішній аудит на підприємстві
Жив був фермер, і все у нього складалось дуже добре: і урожай був хороший, і продуктивність праці висока, і клієнти заможні. Бізнес швидко розвивався, фермер подумав про нові напрями бізнесу: переробку сільськогосподарської продукції, власну мережу роздрібних магазинів, ресторани української кухні… Цими ідеями зацікавились два іноземних інвестори: Джон і Стів. Вони погодилися вкласти кошти у бізнес українського фермера, але за однієї умови — у цьому великому холдингу має бути служба внутрішнього аудиту, яка запобігатиме зловживанням з боку працівників, своєчасно виявить помилки в обліку та управлінні фінансами, допоможе оптимізувати управління фінансовими потоками та зробить ще багато корисних речей. Умова Джона і Стіва цілком зрозуміла — вони хочуть бути впевнені, що вкладені ними кошти будуть використані з максимальною ефективністю.
Спочатку фермер опирався, мовляв, навіщо ж мені внутрішній аудит, коли щороку облік і звітність перевіряє зовнішній аудит. Оскільки, мовляв, нема підстав не довіряти своїм бухгалтерам і менеджерам, то й необхідності витрачати кошти ще і на внутрішній аудит фермер не бачить. Більше того, наявність служби внутрішнього аудиту не вимагається законом. А це ж наша українська звичка — робити тільки те, що примушує закон. А якщо законом не вимагається, то можна навіть не вдаватися, що то таке, той внутрішній аудит. Але чим більше він слухав пояснення іноземних колег, тим більше розумів, що внутрішній аудит має інші завдання, ніж зовнішній, і справді, на великому підприємстві робота внутрішніх контролерів може бути корисна.
Аргументи на користь
По-перше, служба внутрішнього аудиту може порадити, як підвищити ефективність використання наявних коштів. Одним з головних завдань внутрішнього аудиту — є аудит ефективності, тобто чи дійсно за наявних ресурсів було отримано максимальний результат. По-друге, служба внутрішнього аудиту може попередити прийняття менеджментом неефективних рішень, зменшити ризики шахрайства і просто допомогти своєчасно виявити помилки, які були допущені в результаті неуважності або неправильного тлумачення регуляторних документів. Тому таку службу варто створити, навіть якщо законодавство не вимагає її наявності. Завдяки постійному моніторингу бухгалтерської та фінансової інформації знижується ймовірність помилок в обліку і звітності, а відтак і ризик накладання штрафних санкцій зі сторони контролювальних органів.
Умови ефективності
Служба внутрішнього аудиту ефективно працює тільки тоді, коли її роль сприймається на підприємстві серйозно, а не як формальність. Внутрішній аудит має бути органічною складовою корпоративного управління, і робота внутрішнього аудиту має сприйматися керівництвом та іншим персоналом як така, що направлена на підвищення ефективності бізнесу. До аудиторів не повинно формуватися ставлення як до нероб, що заважають працювати іншим.
Ефективність внутрішнього аудиту підвищується, коли вищий управлінський персонал не обмежує свободу дій служби внутрішнього аудиту, обсяг її роботи не диктується вищим управлінським персоналом, а визначаються аудиторами самостійно. Так зберігається ефект непередбачуваності, і кожен, хто має відношення до обліку, фінансового менеджменту, прийняття управлінських рішень у сфері операційної діяльності, розуміє, що його робота може потрапити у поле зору внутрішніх аудиторів.
Ну і беззаперечно, навички і досвід внутрішніх аудиторів мають відповідати вимогам бізнесу і рівню складності обліку та фінансових трансакцій на підприємстві.
Аутсорс чи штатні працівники?
То якорганізувати службу внутрішнього аудиту? Набрати нових людей чи звернутися до спеціалізованої фірми? Думки розділилися, бо у Джона внутрішній аудит на аутсорсі, і він, звичайно, рекомендує таку ж схему і для українського колеги. Але у Стіва є власна служба внутрішнього аудиту, і він вважає, що краще бути не може. Кожен з інвесторів навів ряд аргументів, щоб переконати українського колегу.
Джон наполягає віддати зовнішній аудит на аутсорсинг, тому що:
1. Не потрібно буде шукати фахівців, проводити з ними співбесіди, влаштовувати їм випробний термін тощо. У фірми, яка займатиметься організацією внутрішнього аудиту, вже є штат працівників, а якщо необхідно більше працівників або потрібні працівники іншої кваліфікації, то цим знову-таки буде займатися аутсорсингова фірма.
2. Кваліфікація працівників аутсорсингової фірми не викликає сумнівів, бо внутрішній аудит — це один із напрямів її бізнесу. Крім того, серед великої кількості внутрішніх аудиторів, які є у штаті аутсорсингової фірми, легше відшукати фахівця потрібного профілю.
3. Організація процесу внутрішнього аудиту займе кілька тижнів, тоді як на організацію власної служби внутрішнього аудиту підуть місяці.
4. Витрати на внутрішній аудит будуть погоджені заздалегідь, компанія просто щомісяця буде сплачувати виставлений рахунок і включати сплачену суму у витрати, які зменшуватимуть оподатковуваний прибуток.
5. Якщо обсяги роботи зменшуються/збільшуються протягом року, цей аспект враховується під час підписання контракту з аутсорсинговою фірмою, вона сама регулює кількість людей, залучених на проєкті.
6. Ринок послуг внутрішнього аудиту характеризується високим рівнем конкуренції, тому компанії, які спеціалізуються на наданні аудиторських послуг, намагаються швидко освоювати нові технології та імплементувати їх у свою роботу.
Передаючи функції служби внутрішнього аудиту на аутсорс, у контракті одразу потрібно передбачити такі аспекти:
1. Перелік послуг, які надаватимуться, адже кожна додаткова послуга оплачуватиметься окремо.
2. Кому звітуватимуть внутрішні аудитори (раді директорів чи аудиторському комітету).
3. Форма звіту і його зміст. Найчастіше у звіті висловлюється думка щодо адекватності організації системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю, наводиться інформація про суттєві недоліки, які були виявлені під час внутрішнього аудиту, а також пропозиції щодо їх усунення. Як правило, практична цінність звіту внутрішніх аудиторів вища, якщо поруч із виявленими недоліками наводиться інформація про їх вплив на результати бізнесу в цілому, які ризики виникають в результаті таких недоліків тощо.
4. Як визначається винагорода та яким чином і у яких випадках вона переглядається.
Визнав Джон і наявність певних недоліків. Зокрема, внутрішні аудитори можуть змінюватися, новим аудиторам потрібен час, щоб зрозуміти сутність бізнесу. Крім того, аутсорсингова компанія може зловживати владою і надсилати для виконання роботи недостатньо підготовлений персонал (наприклад, у команді з одним досвідченим аудитором є три стажери). Однак цей аспект також можна узгодити з аутсорсинговою компанією. Також треба остерігатися конфлікту інтересів між зовнішніми і внутрішніми аудиторами, що має місце, коли обидві послуги надає одна компанія.
Звісно, передаючи на аутсорсинг організацію будь-якої зі служб компанії, треба пам’ятати про конфіденційність інформації, тому обов’язково слід укладати угоду про нерозголошення інформації та передбачати відповідальність за факти порушення конфіденційності.
Стів навів такі аргументи на користь власної служби внутрішнього аудиту:
1. Власна служба внутрішнього аудиту добре обізнана не тільки зі специфікою бізнесу, але і з особливостями організації обліку. Тому вона може забезпечити кращий моніторинг ефективності використання коштів, а також ефективніше оцінити систему обліку та запобігти допущенню помилок в обліку і звітності.
З цієї точки зору компанія, яка вже має службу внутрішнього аудиту і планує залучити внутрішніх аудиторів на умовах аутсорсингу, має розуміти, що вона наражається на ризик втратити добре підготовлених фахівців, які володіють ситуацією в компанії. І якщо пізніше знадобиться відновити службу внутрішнього аудиту в структурі компанії (внаслідок законодавчих вимог або через невдоволення роботою аудиторів на аутсорсингу), доведеться все починати спочатку: шукати фахівців, давати їм час і можливість вивчити специфіку бізнесу тощо.
2. Власна служба внутрішнього аудиту може забезпечити ефективнішу організацію внутрішнього контролю, на результати роботи якого може покластися зовнішній аудитор, що сприятиме оптимізації часу на проведення зовнішнього аудиту.
3. Внутрішні аудитори, які є працівниками підприємства, мають більшу гнучкість щодо дослідження підозрілих обставин та ризикових операцій, у той час як дії аудиторів, які працюють на умовах аутсорсингу, суворо обмежені умовами контракту.
4. Працівники служби внутрішнього аудиту є складовою людського капіталу компанії, що підвищує її вартість у випадку продажу (злиття/поглинання).
5. Служба внутрішнього аудиту, яка є у структурі підприємства, діє на постійній основі, що підвищує гнучкість у забезпеченні потреб вищого управлінського персоналу щодо внутрішнього аудиту. Якщо ж внутрішній аудит на аутсорсингу, то треба бути готовим до того, що аудитори будуть працювати на підприємстві за заздалегідь погодженим графіком, а якщо потрібен їх візит поза графіком, то це будуть додаткові витрати для компанії.
Поряд з цим організація внутрішнього аудиту власними силами має свої недоліки. Якщо служба внутрішнього аудиту є складовою організаційної структури підприємства, то вона ніколи не буде незалежною ні за формою, ні за суттю. З цієї точки зору аутсорсинг внутрішнього аудиту має беззаперечну перевагу — незалежність внутрішнього аудиту зростає. Крім того, витрати часу і коштів на організацію такої служби у структурі підприємства можуть бути вищими, порівняно з витратами на аутсорсинг.
***
Задумався наш фермер над цією проблемою. Джон і Стів переконали його у необхідності роботи внутрішніх аудиторів. Однак остаточному рішенню щодо форми організації внутрішнього аудиту — аутсорс чи ні — ще передуватимуть розрахунки витрат коштів та оцінка очікуваної ефективності.
Тетяна ПАЄНТКО
газета “АгроМаркет”, вересень 2019 року
Усі авторські права на інформацію розміщену у газеті “АгроМаркет” та інтернет-сторінці газети за адресою https://agrotimes.ua/ належать виключно видавничому дому «АГП Медіа» та авторам публікацій, згідно Закону України “Про авторське право та суміжні права”.
Використання інформації дозволяється тільки після отримання письмової згоди від видавничого дому «АГП Медіа».
AgroTimes
