Названо недоліки застосування регламентного обліку на елеваторі

Існує багато причин, які роблять звичайний регламентний облік недостатнім.

Про це йдеться у статті журналу The Ukrainian Farmer.

Наприклад, відмінність у часі, адже зазвичай регламентні дані вносять бухгалтери не в момент виникнення події, а коли надходять первинні документи чи коли такі документи виготовляють потрібним числом. Ще одна відміннсть полягає у фіксації фактичної якості зерна й тієї інформації, яку вносить лабораторія в облікові реєстри. Адже методологія обліку зерна базується на математичних розрахунках, які мають свої похибки. Крім того, зерно не є сталим продуктом — його якість змінюється під впливом зовнішніх чинників. Зазвичай будь-яка лабораторія «накручує» зверху певний відсоток для перестрахування. 

Наявність на елеваторі «віртуального» зерна — ще одна причина ведення саме управлінського обліку, оскільки до реального обсягу зберігання нерідко приписують «додаткову» кількість з метою отримання кредиту чи форвардного фінансування, оптимізації податків тощо. Також у регламентних регістрах не фіксується така важлива інформація, як місце походження зерна, дані по фактичних місцях його зберігання, дані щоденної оперативної роботи. Нарешті, в регламентному обліку не фіксують управлінські елементи роботи із зерном, а саме — за чиїми вказівками його переміщають або вивозять з елеватора, хто з керівництва погодив ту чи ту операцію — варіантів безліч. 

Крім того, не слід забувати про волатильність якісного стану зерна під час його зберігання, що призводить до неможливості отримати з регламентних документів інформацію про фактичну кількість зерна, що зберігається на цей момент на елеваторі. З’ясувати можна лише приблизні цифри, і чим більша компанія, чим більша кількість «оптимізацій» і бажання заробити чи приховати недоліки на різних рівнях, тим довільнішими будуть дані регламентного обліку. 

Усе це призводить не лише до неможливості якісного та вчасного ухвалення рішень, а й унеможливлює здійснення ефективного контролю за роботою елеватора. За наявності змови, коли «в темі» опиняється охорона, лабораторія, завскладу й директор, із нього можна вивезти все, що завгодно і скільки завгодно. 

Цю проблему не розв’язати лише встановленням якогось обладнання чи виданням наказу по підприємству. Складне та багатобічне завдання потребує комплексного підходу до розв’язання, починаючи від налагодження спеціалізованих обліково-контрольних систем й інсталяції апаратних засобів контролю та закінчуючи зміною процесів й ухваленням управлінських рішень. 

Нагадаємо, комплекс сучасних програмно-апаратних засобів, а також правильні управлінські підходи дозволяють фіксувати весь рух зерна у сховищі.