Чому слід готуватися до перевірок?

Перевірка будь-якого органу контролю здебільшого закінчується штрафом для підприємства, а то й більш суттєвими негативними наслідками. Саме на цьому етапі бізнес звертається до юристів, щоб оскаржити штраф інспектора. Проте санкцій можна уникнути, якщо правильно підготуватися до перевірки та приділити цьому трохи часу.

Яскравий кейс: візит на підприємство з плановою перевіркою інспекторів ДСНС (пожежників). На прохідній вони показують охоронцям свої посвідчення і направлення на проведення перевірки. Охорона розписується в цьому документі, й інспектори беруться за перевірку, а за її наслідками, після виявлення численних порушень правил пожежної безпеки, — звертаються з позовом до суду («про застосування заходів реагування шляхом зупинення роботи підприємства»).

Чи можна було цьому запобігти? Виявляється, що так. Зауважимо, яких помилок допустився персонал. На етапі допуску до перевірки охоронець поставив підпис у направленні на проведення перевірки, хоча воно мало низку недоліків. У направленні була вказана неправильна адреса підприємства, а на перевірку прийшли інші інспектори, ніж були вказані в документі. Якби охорона була належно проінструктована, а перевіркою документів контролюючих органів займалася особа, яка пройшла підготовку, то пожежників можна було б законно не допустити до перевірки та уникнути усіх подальших проблем.

Наведу інший кейс. На підприємство прийшла з плановою перевіркою Екологічна інспекція. Під час перевірки на території підприємства було виявлено купу будівельного сміття, яке залишилося після ремонту складських приміщень. Директор повідомив, що не знав, що це є порушенням. На підприємство наклали штраф, і після цього прокуратура в інтересах Екоінспекції також звернулася до підприємства з позовом про стягнення кількасот тисяч гривень шкоди, заподіяної засміченням земельних ресурсів. Що можна було зробити в цьому випадку? Перед плановою перевіркою директор підприємства міг належним чином підготуватися, “пройтися” по всіх можливих порушеннях, прибрати будівельне сміття, отже, уникнути відповідальності.

Ще один випадок. На підприємстві працювала особа за цивільно-правовим договором, яка займалася прибиранням території. Під час перевірки Держпраці щодо виявлення неоформлених працівників, вказана особа, не до кінця розуміючи суть ЦПД, зазначила, що є працівником цього підприємства та працює за трудовим договором. На підприємство наклали штраф 125 тис. гривень, а юристи підприємства ще довго доводили в судах, що особа працювала за цивільно-правовим, а не за трудовим договором. Утім, можна було підготувати працівників, роз’яснити їм, що зайве давати пояснення інспектору без адвоката.

Як свідчить наша юридична практика, винними у цих санкціях є передусім керівники, що ігнорують необхідність готуватися до перевірки. То що ж потрібно робити, щоб мінімізувати ймовірні наслідки?

Для початку перевірте, чи включене ваше підприємство до плану перевірок одного з контролювальних органів. Це можна зробити на вебсайті inspections.gov.ua.

Проведіть аудит підприємства на предмет можливих порушень у тій чи іншій сфері. Для цього потрібно взяти акт, який складає кожен контролююий орган за результатами перевірок. У цьому акті є перелік питань, які перевіряють інспектори контролюючих органів. Вивчіть ці питаннях та перевірте, чи порушує ваше підприємство закон, знайдіть слабкі місця. Аудит можна провести як самостійно, так і з залученням юристів чи інших фахівців у певних сферах.

Підготуйте персонал до перевірки. Визначте осіб, які будуть відповідати за зустріч контролерів та комунікацію з ними. Проведіть тренінги та ігрові перевірки для решти працівників, надайте їм чіткі інструкції щодо того, як поводитися з контролерами, а також що можна, а що не можна говорити.

Такими простими діями можна зменшити можливі негативні наслідки перевірки і перенести її з мінімальним дискомфортом.